Прошивка важной документации — это отличный способ привести в систему большой объем функциональной стопки бумаг. Стоит изначально отметить, что такой способ чаще всего используется в структурировании важных бумаг, которые направляются на длительное хранение в архив. Изначально может показаться, что все просто, но сам процесс подшивки являет собой довольно сложную задачу, в которой частым гостем является станок для сшивания документов.

Какие именно бумаги нужно скреплять между собой

Прошивка официальных бумаг необходима для минимизации шансов непредвиденных потерь бухгалтерских документов или других вариантов. Вырвать или заменить лист в подшитой папке с тщательно усаженными документами достаточно непросто. Это прекрасная защита от мошеннических действий. Компактность именно такого способа хранения является еще одним внушительным его преимуществом.

Только бумаги, которые несут определенную важность для компании и органов контроля, подлежат подшивке. Непосредственно таким образом и хранятся бумаги в различных архивах, которые, вопреки цифровым технологиям, продолжают существовать.

Средства и устройства для прошивки бумаг

Чтобы сшить между собой сравнительно малое количество документов, как правило, используется многим знакомая простая нить. Для прошивки таким способом применяют внушительную иглу или специальный дырокол. Когда сквозь бумагу протянули нить, ее закрепляют наклейкой с заверительной надписью. Специальное оборудование в данной отрасли также выступает достаточно частым вариантом. Если масштабы подшивания переходят в более промышленный формат, тогда будет лучше использовать непосредственно такие устройства.

Переплет любых деловых документов требует важных аспектов нумерации

Наиболее важным атрибутом хорошей подшивки листов важной документации выступает их предварительная нумерация перед непосредственно соединением между собой. Это предоставит возможность сформировать строгую систему и минимизировать возможность потери какого-либо документа.

Главные рекомендации пронумерованной подшивки бумаг с данными:

1. Нумерация касается всех без исключения листов, а не страниц.
2. В ситуации переваливания количества бумаг в подшивке в 250 единиц, рекомендуется все остальное прошивать в отдельный том с отдельной нумерацией.
3. Если в подшивке находится опись дела, нумеровать его не стоит.
4. Нумерация листа отображается в верхнем правом углу страницы с отступом от текста.
5. Любой неправильно установленный номер страницы стоит зачеркнуть и поставить верный, после чего процедура должна быть заверена подписью исправляющего.
6. Установить номер на документе больше А4 следует в верхнем правом углу, перед тем его разложив до полного размера.
7. Для нумерации писем в подшивке стоит сначала пронумеровать конверт, а уже потом – на все листы из него.
8. Документы, которые оформлены как дополнения, отдельно нумеруются.